Un furgone si ferma dove non dovrebbe. Il responsabile apre la piattaforma della flotta, ricostruisce il percorso e pensa di avere già la risposta. Ma tra vedere un punto sulla mappa e utilizzare quel dato nei confronti di un dipendente c’è un passaggio che il software non può risolvere: verificare come l’informazione è stata raccolta, per quali scopi e con quali garanzie.
È una questione concreta per chi gestisce tecnici in trasferta, consegne, assistenza o mezzi di servizio. Anche un’azienda con pochi veicoli può trovarsi a decidere se una sosta, un itinerario o un orario siano elementi da approfondire.
Il caso riportato dal Garante
Nella newsletter del 30 settembre 2026 il Garante ha dato notizia di una sanzione complessiva di 39.000 euro a una società di vigilanza di Bologna. Il provvedimento, n. 585 del 6 agosto 2026, nasce dal reclamo di un lavoratore licenziato che aveva chiesto dati e documentazione relativi alle contestazioni disciplinari, comprese le rilevazioni GPS dell’auto aziendale.
Le violazioni accertate riguardano il mancato idoneo riscontro alle richieste di accesso e le informative: mancava quella specifica sulla geolocalizzazione; altre descrivevano anche trattamenti non effettivamente svolti. La sanzione non è una pronuncia sulla legittimità del licenziamento, né un divieto generale di usare il GPS.
L’accordo sindacale non chiude il lavoro
Nel caso esaminato un accordo con le rappresentanze sindacali esisteva e prevedeva l’informativa ai lavoratori. Questo impegno era rimasto inadempiuto. Il dato pratico è che la documentazione deve corrispondere a ciò che accade davvero: il fornitore attiva una funzione, l’impresa decide chi la usa e il dipendente deve ricevere le informazioni dovute.
L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori disciplina gli strumenti dai quali può derivare un controllo a distanza, con presupposti, procedure ed eccezioni da valutare sul sistema concreto. Per utilizzare le informazioni ai fini del rapporto di lavoro richiede un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e dei controlli, insieme al rispetto della disciplina sui dati personali. Non basta, quindi, che il report sia disponibile nel gestionale.
Quando il dipendente chiede i dati
Una richiesta ricevuta durante una contestazione può avere anche un significato privacy. Nel caso esaminato, l’assenza di un richiamo esplicito al GDPR non bastava a escluderlo. Per l’azienda questo suggerisce un presidio semplice: chi riceve la richiesta deve saperla inoltrare subito a chi valuta sia il rapporto di lavoro sia la protezione dei dati.
Immaginiamo una piccola impresa di manutenzione: il titolare confronta gli interventi fatturati con i percorsi dei furgoni e rileva una discrepanza. È un esempio ipotetico. Prima di trasformare la mappa in un addebito, conviene ricostruire assegnazione del mezzo, attendibilità del dato, contesto dell’intervento e condizioni di utilizzo del sistema. Un punto GPS, da solo, non spiega necessariamente perché una persona fosse lì.
Cosa verificare prima della prossima contestazione
Suggeriamo di partire da una riunione breve fra chi gestisce i mezzi, chi segue il personale e chi cura i profili giuridici, coinvolgendo il fornitore per le informazioni tecniche. Sul tavolo metteremmo cinque elementi concreti:
- Le funzioni realmente attive: posizione in tempo reale, storico, avvisi e report esportabili.
- Gli scopi dell’impresa e la documentazione applicabile al sistema, verificando anche il percorso previsto dall’articolo 4.
- Le informazioni consegnate ai dipendenti e la loro corrispondenza con l’uso effettivo.
- Le persone che possono consultare i tracciati e i tempi di conservazione, da motivare rispetto alle finalità.
- Il percorso per gestire una richiesta di accesso e una possibile contestazione senza confondere i due piani.
Il risultato utile è poter spiegare e documentare una decisione. Un’impresa che conosce bene il proprio sistema può usarlo con maggiore consapevolezza e individuare in anticipo le incoerenze fra tecnologia, prassi e documenti.
Affianchiamo imprese e professionisti nella valutazione giuridica degli strumenti digitali e dei processi aziendali, in raccordo con i consulenti del lavoro e i tecnici coinvolti. Per esaminare il tuo sistema di geolocalizzazione puoi prenotare dalla pagina Contatti oppure scriverci su WhatsApp al 351 9117426 o a chiarucci@studiolegalechiarucci.it.